In questo momento di pandemia, mi trovo a fornire supporto morale a mia figlia che ha la sfortuna di fare il suo semestre universitario all’estero a Milano. In effetti, “semestre all’estero” è un modo di dire poiché i miei genitori, mio fratello e la sua famiglia sono milanesi e vivono a Milano, quindi mia figlia non è davvero in terra straniera. Ormai da più di due settimane, i milanesi sono stati costretti a rimanere a casa e possono solo uscire per fare le compere domestiche. Questo ha un impatto deleterio sul morale: la mia povera Chiara si sta deprimendo, ma vedo anche che le relazioni tra i membri della mia famiglia, costretti a vivere al chiuso, sempre tutti insieme, stanno iniziando a patirne: ci sono battibecchi, sono nervosi e lottano per superare l’inesorabile ondata di noia che li cattura.
A livello professionale, una direttrice delle risorse umane qui a New York mi ha detto che da questa settimana, tutta la sua attività di oltre 700 persone lavora da casa. Dopo alcuni giorni di lavoro in remoto, hanno fatto un’inchiesta presso i dipendenti per capire come stavano. Hanno dato il seguente feedback: siamo preoccupati perché non vediamo più i nostri colleghi intorno alla macchina da caffè, siamo isolati e ci sentiamo isolati.
Che succede? Perché si deprimono?
Il legame sociale è vitale per tutti noi
L’Organizzazione Mondiale della Sanità indica il legame sociale tra i tre pilastri della buona salute degli individui. Dal primo momento in cui veniamo al mondo, ci siamo sviluppati attraverso legami sociali: prima con nostra madre e poi, man mano che cresciamo, con sempre più persone che si prendono cura di noi, ci educano, diventano nostri amici e poi nostri colleghi.
Numerosi studi (vedi qui di seguito il link) mostrano che le relazioni sociali – sia quantitative che qualitative – influenzano la salute mentale, i comportamenti relativi alla propria salute, la salute fisica e il rischio di mortalità degli esseri umani.
Ad esempio, è stato dimostrato che il rischio di morire per gli uomini e le donne meno socializzati era più del doppio del rischio per gli adulti più socializzati. Tra gli adulti con malattie coronariche, le persone socialmente isolate avevano un rischio maggiore di morte cardiaca.
Il legame sociale è quindi vitale per tutti noi ed è positivo. Per questo che quando ne siamo privati non siamo più così in forma. Forse non ne sentiamo gli effetti in un periodo molto breve, ma dopo una settimana o due la situazione comincia a pesare, il “caso di Milano” lo dimostra.
Cos’è il legame sociale?
Ogni giorno interagiamo con una moltitudine di persone: parliamo con le nostre famiglie, amici, colleghi, la cassiera del supermercato locale … Studi longitudinali (che studiano le stesse persone per diversi anni) su persone che vivono più a lungo hanno dimostrato che ciò che fa la differenza à la QUALITÀ di queste relazioni.
Avere relazioni di buona qualità significa, in particolare, provare le seguenti emozioni:
- Sentirsi al sicuro
- Sentirsi supportati
- Ridere e piangere insieme
- Cooperare con gli altri
- Sentirsi utile
- Sentirsi apprezzati
- Essere felici per la felicità altrui
Queste buone relazioni hanno i seguenti effetti sul nostro fisico:
- Produciamo dopamina e ossitocina, le sostanze che rigenerano il nostro corpo e contribuiscono alla nostra salute
- Il nostro sistema immunitario si rafforza (e in questo momento abbiamo bisogno di un esercito all’interno del nostro corpo!)
- La secrezione di cortisolo (l’ormone dello stress) si normalizza. Ed ora con tutte queste notizie stressanti, c’è un proprio bisogno di regolarlo!
È quindi urgente, in un momento in cui tutti dobbiamo ridurre il contatto fisico, trovare soluzioni per mantenere i legami sociali: questo è il modo migliore per prevenire il virus in attesa del vaccino!
Inoltre, le emozioni sono contagiose, positive e negative, e adesso abbiamo bisogno di diffondere il virus delle emozioni positive attraverso il contatto sociale!
Ma allora, come mantenere i legami sociali al lavoro quado si è costretti a lavorare a distanza?
Gli italiani, nella loro nota creatività, hanno scoperto il link sociale sul balcone. Seguendo questo link potete rendervi conto dell’emozione suscitata negli altri paesi.
https://www.vox.com/culture/2020/3/13/21179293/coronavirus-italy-covid19-music-balconies-sing
Ovviamente, sul posto di lavoro, questa soluzione non è applicabile, poiché ogni dipendente è a casa e ciascuno è disperso geograficamente.
I suggerimenti che troverai qui dopo sono il frutto della mia esperienza di 7 anni di lavoro con un team remoto. Viaggio tra Europa e New York, ho squadre in entrambi i continenti oltre a una rete di coach in tutto il mondo (www.welead-coaching.com). Pertanto, ho dovuto trovare soluzioni per rimanere in contatto con tutti i miei colleghi con cui collaboro.
Ed ecco cosa ho messo in pratica:
1 / Prima di tutto devi avere FIDUCIA: non puoi gestire una persona da lontano allo stesso modo di una persona che lavora con te nello stesso posto. Questa fiducia non è innata e non proviene da sola. È costruita giorno per giorno con, in particolare, le seguenti pratiche:
- Definire REGOLE DI LAVORO CHIARO, esplicite e condivise. Queste regole si riferiscono a ciò che ritieni importante, ai tuoi valori e ai comportamenti che ne derivano. Ad esempio, con i miei coach che lavorano per me in tutto il mondo, stabilisco la regola della trasparenza. In caso di problemi con un cliente o l’azienda locale, devono avvisarmi molto rapidamente via e-mail o messaggio. Dico loro che non desidero scoprire i problemi attraverso la chiamata del mio cliente. Voglio che il coach mi avverta prima che questo avvenga. Con questa regola aggiungo le seguenti parole: nella nostra professione tutti possono sbagliarsi o avere difficoltà o avere domande che non hanno risposte immediate e ovvie. Non guardo male un coach se a un certo punto è in un’impasse o dice di non avere una risposta o che ha fatto un errore. Al contrario, per me questa è una qualità importante e un segno di maturità. Tuttavia, se il coach non condivide in anticipo il suo problema con me, rischio di perdere la fiducia.
- Quindi sono coerente con ciò che dico: non appena mi segnalano un problema, trovo rapidamente un momento per una chiamata con loro, li ascolto e insieme troviamo una soluzione. A volte i loro problemi mi preoccupano, ma penso sempre alla seguente domanda: preferisci che te ne parlino e affrontare i problemi o che non te ne parlino e che un giorno il cliente ti chiami per dire che non è soddisfatto? Conosco la risposta. Significa anche che mi sono impegnata con me stessa a non fare sentire i miei coach in colpa per i loro errori, ma a essere sempre nello spirito di trovare insieme una soluzione ai problemi.
- Per creare fiducia, devi anche sapere come LASCIARE ANDARE quella forma di potere che consiste nel controllare da vicino ciò che fa il tuo collaboratore. Quando lavori da lontano (e anche in presenza!), questo potere semplicemente non funziona perché non puoi esercitarlo, non ci sei! Quindi meglio sbarazzarsene. Concentrare le proprie energie sulla condivisione degli obiettivi, incoraggiare, risolvere i problemi con il proprio collaboratore, dare feedback molto spesso, in breve dare loro voglia di lavorare insieme, farli sentire responsabili dei propri obiettivi e imparare a diventare migliori sul lavoro.
2 / Le regole chiare vanno di pari passo con OBIETTIVI CHIARI E CONDIVISI. Chi dice condivisione dice anche discussione sugli obiettivi. Per creare fiducia, il collaboratore deve sentirsi responsabile dei suoi obiettivi e per ottenere questo risultato, devi evitare la trappola di imporgli i tuoi obiettivi perché in questo modo ottieni esattamente il contrario: questi non sono più gli obiettivi del collaboratore, questi sono i tuoi obiettivi e quindi si deresponsabilizza. Un’altra cosa: quando si lavora da lontano, è molto meglio fissare obiettivi per il prossimo mese, o al massimo i prossimi tre mesi. Meglio adottare una politica dei piccoli passi che consenta ai collaboratori di avere obiettivi raggiungibili e quindi mantenere la fiducia, piuttosto che spingerli verso obiettivi distanti che non hanno senso per loro. Meno avete occasioni di vedervi di persona, più gli obiettivi dovrebbero essere relativamente a breve termine, con l’idea di avere frequenti punti di contatto per adeguare gli obiettivi e arricchirli per andare oltre. Questo non significa che non devi dare una visione sugli obiettivi a lungo termine. La carta vincente è una logica di “E”: dare la visione più ampia E gli obiettivi su base continuativa.
3 / Creare INCONTRI adattati alla necessità di contatto e che consentono alla squadra di sentirsi parte di una squadra, anche a distanza. È fondamentale mantenerli, molto più che se si lavora negli stessi uffici, perché questi sono i momenti di contatto, scambio, condivisione. Ricorda che se non mantieni le riunioni, le persone si sentiranno rapidamente isolate, il che le farà sentire depresse e quindi meno capaci di fare bene il loro lavoro. Inoltre, questi incontri alimenteranno la vicinanza, che alimenterà la fiducia reciproca: vedi il circolo virtuoso?
In generale, ecco come ho strutturato le riunioni di videoconferenza con i miei team remoti:
- INCONTRI SETTIMANALI DI SQUADRA – OPERATIVI, se possibile all’inizio della settimana per parlare insieme della settimana che comincia, condividere gli obiettivi di ognuno per la settimana, i progetti. Ciò consente a tutti di avere una visione di ciò che fanno gli altri, il che dà un senso di comunità, di legame.
- INCONTRI IMPROVVISATI A DUE / TRE – OPERATIVI per risolvere questioni specifiche.
- CHIAMATE IN ONE TO ONE con i tuoi collaboratori per aiutarli ad andare avanti, dare loro feedback, supportarli, risolvere problemi.
- RIUNIONI DI SQUADRA SU TEMATICHE SOSTANZIALI una volta al mese o quando è necessario riflettere su argomenti a medio-lungo termine. Ad esempio, con il mio team dobbiamo decidere se creeremo una società dedicata a un progetto e abbiamo fissato una riunione apposita per prendere questa decisione insieme.
Nota che:
- Le tue riunioni virtuali devono essere più frequenti ma anche più brevi, se no tutti iniziano a fare il loro lavoro in multitasking, il che equivale a perdere tempo.
- La presenza al 100% di tutti è fondamentale per creare legami sociali!
- Non superare 1h30 per la riunione settimanale. Per le altre, rimani su formati di massimo 30-45 minuti.
- Nel capitolo delle riunioni bisogna aggiungere anche la creazione di UN SISTEMA DI CHAT APERTO. Con i miei coach utilizzo Whatsapp: sanno che possono scrivermi in qualsiasi momento e che risponderò entro 2 ore per organizzare una chiamata o un mini-meeting. Come squadra, la chat visibile a tutti ti consente di rimanere in contatto, risolvere rapidamente le domande operative e creare fiducia poiché tutto è trasparente.
E il divertimento in tutto questo?
Per la parte divertente, mi ispiro a voi amici italiani che, costretti all’isolamento, avete dovuto rinunciare al famoso aperitivo con la vostra compagnia di amici. Poiché la creatività non manca, ho visto sui socials che alcuni hanno deciso di incontrarsi per aperitivi virtuali in cui tutti si collegano in video con il loro aperitivo in mano sul divano e parlano con gli altri.
Fai la stessa cosa: ad esempio, ogni mattina, connettiti con il tuo team per 10-15 minuti con il caffè in mano per augurarti una buona giornata, avere uno scambio informale, creare vicinanza. Allo stesso modo, festeggia compleanni e belle occasioni. Più momenti informali crei, più il tuo team si sentirà e sarà motivato a lavorare insieme.
Cosa succede se il coprifuoco continua?
Siamo di fronte a un momento in cui tutti affrontano l’ignoto. In realtà non sappiamo nulla: né quando finirà, né le conseguenze reali. L’ignoto genera ansia e paura. L’unica cosa di cui possiamo essere sicuri è la qualità dei legami sociali che creeremo e manterremo. Ed è anche il miglior antidoto per darti coraggio e non soccombere all’ansia. La buona notizia è che tutto dipende da noi: possiamo controllare la qualità delle nostre relazioni con i nostri cari e le persone con cui lavoriamo, quindi ti invito a concentrare meglio le tue energie su qualcosa che ti fa sentire bene!
Bibliografia
Social Relationships and Health: A Flashpoint for Health Policy, Debra Umberson and Jennifer Karas Montez: https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC3150158/
World Health Organization: https://www.who.int/hia/evidence/doh/en/
Harvard Business Review: How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings, Justin Hale and Joseph Grenny, March 2020
